Sistema para Totem de clínica: como funciona o autoatendimento integrado

Sistema para Totem de clínica: como funciona o autoatendimento integrado

Quando uma clínica começa a pesquisar por um Totem de autoatendimento, uma dúvida aparece rapidamente:

O equipamento sozinho é suficiente?

Não.

O Totem é apenas o ponto de contato com o paciente.

Para realizar check-in, consultar agendamentos, gerar senhas ou receber pagamentos, é necessário existir um sistema para Totem de clínica capaz de conduzir esses fluxos e, quando necessário, conversar com o software que a instituição já utiliza.

É essa integração que transforma um equipamento com tela touch em um verdadeiro canal de atendimento.

O que é um sistema para Totem de clínica?

O sistema para Totem de clínica é o software responsável por apresentar os fluxos de autoatendimento para o paciente.

É nele que o paciente pode encontrar opções como:

• Fazer check-in
• Retirar uma senha
• Agendar uma consulta
• Agendar um retorno
• Realizar pagamentos
• Confirmar informações
• Emitir comprovantes
• Emitir Nota Fiscal de Serviço

A interface precisa ser simples porque o objetivo é permitir que o paciente conclua tarefas com poucos toques na tela.

Mas existe outra parte igualmente importante: a integração.

O Totem precisa estar integrado ao sistema da clínica

Uma clínica normalmente já possui um software responsável por informações como:

• Pacientes
• Consultas
• Exames
• Agendamentos
• Profissionais
• Horários
• Valores
• Status do atendimento

A Tooki não substitui esse sistema.

Nossa proposta é conectar o Totem de autoatendimento à estrutura existente sempre que o software utilizado disponibilizar recursos técnicos para integração.

Um fluxo pode funcionar assim:

Paciente → Totem → Tooki → Sistema da clínica → Informação retorna ao Totem

Isso permite criar uma experiência simples para o paciente sem obrigar a instituição a trocar todo o seu ambiente de gestão.

Como funciona um Totem para clínicas?

Imagine que um paciente chegue para uma consulta já agendada.

Ele se dirige ao Totem.

Informa seu CPF.

O sistema consulta os atendimentos disponíveis para aquele paciente.

A consulta é apresentada na tela.

O paciente confirma sua chegada.

O fluxo pode seguir desta forma:

CPF → Consulta do atendimento → Confirmação → Check-in → Geração de senha

Tudo isso pode acontecer sem que o paciente precise entrar na fila da recepção apenas para informar que chegou.

Totem clínica médica: quais fluxos podem ser automatizados?

Um Totem para clínica médica pode assumir diferentes etapas da jornada do paciente.

O projeto não precisa se limitar ao check-in.

Dependendo das integrações disponíveis, podem existir fluxos como:

• Check-in de consultas
• Check-in de exames
• Geração de senha
• Atualização de cadastro
• Agendamento de novas consultas
• Agendamento de retornos
• Pagamento de consultas
• Pagamento de exames
• Impressão de comprovantes
• Emissão de NFS-e

Cada clínica pode definir quais dessas funções fazem sentido para sua operação.

Check-in pelo Totem

O check-in costuma ser um dos primeiros processos levados para o autoatendimento.

O paciente chega, se identifica e confirma seu atendimento.

Um exemplo:

Paciente informa CPF → Sistema encontra o agendamento → Paciente confirma → Check-in realizado

Se o sistema da clínica permitir atualização por API, o status também pode ser enviado de volta para a plataforma utilizada pela instituição.

O objetivo é evitar registros duplicados.

Geração de senha

Outra função comum em um Totem para clínicas é a geração de senha.

Depois de identificar o atendimento, o próprio sistema pode encaminhar o paciente para a fila adequada.

O processo pode ser:

Identificação → Tipo de atendimento → Geração de senha → Aguarda chamada

Isso organiza a chegada dos pacientes e reduz interações simples na recepção.

Agendamento de consultas

O Totem também pode permitir que o paciente marque uma nova consulta.

Dependendo da integração disponível, o sistema pode consultar:

• Especialidades
• Profissionais
• Datas disponíveis
• Horários disponíveis

O paciente escolhe a melhor opção e confirma.

O fluxo fica:

Serviço → Profissional → Data → Horário → Confirmação

Agendamento de retorno

Depois de realizar uma consulta, muitos pacientes precisam passar novamente pela recepção apenas para marcar o retorno.

Esse processo também pode ser levado para o Totem.

Por exemplo:

Paciente se identifica → Seleciona retorno → Visualiza disponibilidade → Escolhe horário → Confirma

Assim, o paciente consegue concluir mais uma etapa da sua jornada sem voltar para a fila.

Pagamento no Totem

O Totem para clínica médica também pode funcionar como ponto de pagamento.

Quando existe integração com a operação financeira, o sistema pode apresentar o valor relacionado ao atendimento.

O paciente escolhe a forma de pagamento.

Dependendo do projeto, podem ser disponibilizados:

• PIX
• Cartão de crédito
• Cartão de débito

O fluxo pode ser:

Atendimento → Valor → Forma de pagamento → Aprovação → Confirmação

Depois da aprovação, a informação pode ser enviada para os sistemas envolvidos conforme as possibilidades de integração.

Emissão de Nota Fiscal de Serviço

O fluxo pode continuar depois do pagamento.

Quando existe integração fiscal, também é possível automatizar a emissão da Nota Fiscal de Serviço, a NFS-e.

Um exemplo:

Pagamento aprovado → Solicitação de emissão → NFS-e gerada → Documento disponibilizado

Isso reduz uma etapa adicional que muitas vezes seria realizada manualmente pela recepção ou pelo financeiro.

Totem para hospital: o conceito é diferente?

A lógica é semelhante.

Um Totem para hospital também pode oferecer autoatendimento para diferentes jornadas.

A principal diferença está na complexidade da operação.

Hospitais podem possuir vários setores, sistemas e tipos de atendimento.

Um Totem de hospital pode ser utilizado, por exemplo, para:

• Identificação do paciente
• Check-in
• Geração de senha
• Direcionamento de atendimento
• Pagamentos
• Confirmações
• Impressões

Por isso, o desenho do fluxo precisa considerar a realidade de cada instituição.

Veja também como um Totem para hospitais pode melhorar check-in, filas e atendimento ao paciente.

Sistema para Totem de clínica ou apenas um equipamento?

Esse é um ponto importante na hora de avaliar uma solução.

Comprar apenas o equipamento não resolve o processo.

É necessário avaliar:

• Qual software será executado no Totem?
• Como o paciente será identificado?
• De onde virão os agendamentos?
• Como o check-in será registrado?
• Como serão geradas as senhas?
• Como os valores serão consultados?
• Como o pagamento será confirmado?
• Existe emissão fiscal?
• O sistema atual possui API?
• Quais informações podem ser consultadas ou atualizadas?

O resultado depende muito mais do fluxo e da integração do que simplesmente do tamanho da tela.

O sistema precisa ser simples para o paciente

Um bom sistema para Totem precisa ser pensado para pessoas que não conhecem a tecnologia utilizada pela clínica.

Isso significa criar telas com:

• Botões grandes
• Poucas opções por etapa
• Textos objetivos
• Informações claras
• Fluxos curtos
• Confirmações visíveis

O paciente não deveria precisar entender como o sistema funciona.

Ele precisa apenas saber qual é o próximo passo.

E se o paciente precisar de ajuda?

O autoatendimento não elimina a necessidade de atendimento humano.

Existem situações em que a equipe continua sendo essencial.

Por exemplo:

• Problemas com cadastro
• Autorizações
• Divergências no atendimento
• Pacientes com dificuldades no uso
• Situações não previstas pelo fluxo
• Orientações específicas

O objetivo do Totem é retirar da recepção principalmente as tarefas repetitivas.

Assim, a equipe pode dedicar mais atenção aos pacientes que realmente precisam de ajuda.

Como escolher um Totem para clínica ou hospital?

Antes de avaliar somente preço ou tamanho do equipamento, considere o projeto completo.

Alguns pontos importantes são:

• Qualidade do equipamento
• Tela touch adequada ao ambiente
• Impressora
• Leitor de código ou QR Code
• Pinpad quando houver pagamento
• Instalação
• Suporte
• Garantia
• Software
• Integrações
• Manutenção

Um Totem eficiente não é apenas hardware. É a combinação entre equipamento, sistema e integração.

A Tooki substitui o ERP da clínica ou hospital?

Não.

A Tooki não é um ERP médico ou hospitalar.

O ERP ou sistema já utilizado pela instituição continua responsável pela gestão da operação.

A Tooki atua na camada de:

• Autoatendimento
• Totem
• PDV
• POS
• Pagamentos
• Split de Pagamento
• Emissão fiscal
• Integrações

Nosso objetivo é conectar essas soluções ao ambiente existente sempre que houver disponibilidade técnica para isso.

O primeiro passo é entender o fluxo

Antes de implantar um Totem, vale fazer uma pergunta simples:

Quais tarefas fazem o paciente passar pela recepção hoje?

Depois, separe aquelas que realmente precisam de uma pessoa das que poderiam ser automatizadas.

Pode ser:

• Check-in
• Senha
• Agendamento
• Retorno
• Pagamento
• Nota fiscal

A partir daí é possível desenhar o projeto de autoatendimento.

Procurando um sistema para Totem de clínica?

Se sua clínica ou hospital já possui um sistema de gestão, você não precisa necessariamente substituí-lo para criar novos canais de atendimento.

A Tooki pode analisar as possibilidades de integração e estruturar fluxos de autoatendimento, check-in, agendamentos, pagamentos e emissão fiscal.

Fale com um especialista da Tooki e apresente o sistema utilizado atualmente pela sua instituição.

Vamos avaliar quais etapas da jornada do paciente podem ser levadas para o Totem.

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