Totem para hospitais: como melhorar check-in, filas e atendimento ao paciente

Totem para clínicas médicas: como reduzir filas e automatizar o atendimento

Filas na recepção, pacientes aguardando para confirmar uma consulta, pagamentos sendo realizados manualmente e uma equipe sobrecarregada com tarefas repetitivas ainda fazem parte da rotina de muitas clínicas médicas.

Uma das formas de modernizar esse processo é utilizar um Totem para clínicas médicas integrado aos sistemas da operação.

Com o autoatendimento, diversas etapas que normalmente dependem da recepção podem ser realizadas diretamente pelo paciente, deixando a equipe disponível para situações que realmente precisam de atendimento humano.

O que é um Totem para clínicas médicas?

Um Totem de autoatendimento é um equipamento com tela touchscreen instalado normalmente na recepção ou entrada da clínica.

Por meio dele, o paciente pode realizar diferentes ações de forma independente.

Dependendo da integração e do fluxo definido pela clínica, o Totem pode permitir:

• Identificação do paciente
• Check-in para consultas e exames
• Agendamento de consultas
• Confirmação de retornos
• Emissão de senhas
• Consulta de atendimentos
• Pagamento via PIX, crédito ou débito
• Impressão de comprovantes
• Emissão integrada de documentos fiscais

O objetivo não é simplesmente substituir o atendimento da recepção, mas automatizar processos repetitivos e oferecer uma alternativa mais rápida para o paciente.

Como funciona o autoatendimento em uma clínica?

Imagine um paciente que já possui uma consulta agendada.

Ao chegar à clínica, ele pode se dirigir ao Totem, informar seus dados e localizar seu atendimento.

O fluxo pode funcionar da seguinte maneira:

• 1. Identificação do paciente: o paciente informa CPF, código de atendimento ou outra identificação definida pela clínica.
• 2. Localização do agendamento: o Totem consulta o sistema integrado e identifica consultas, exames ou procedimentos disponíveis.
• 3. Check-in: o paciente confirma sua chegada sem precisar entrar inicialmente na fila da recepção.
• 4. Pagamento: caso exista algum valor pendente, o próprio Totem pode apresentar as opções disponíveis para pagamento.
• 5. Confirmação e senha: após a conclusão, o sistema pode gerar uma senha, comprovante ou orientação para o próximo passo do atendimento.

Esse tipo de fluxo ajuda a diminuir atividades manuais na recepção e organizar melhor a chegada dos pacientes.

Quais são as vantagens de um Totem para clínicas?

Redução de filas na recepção

Uma parcela dos pacientes chega à clínica apenas para informar que chegou, confirmar dados ou realizar um pagamento.

Quando essas etapas podem ser feitas no Totem, a demanda no balcão tende a ser distribuída.

Isso ajuda a tornar o atendimento mais rápido e evita que pacientes com demandas simples entrem na mesma fila daqueles que realmente precisam de suporte da recepção.

Mais autonomia para o paciente

Pacientes que preferem um atendimento rápido podem resolver etapas simples sem depender da disponibilidade de um atendente.

O próprio paciente pode realizar ações como:

• Confirmar sua chegada
• Consultar um agendamento
• Realizar check-in
• Efetuar um pagamento
• Retirar uma senha
• Imprimir um comprovante

Essa autonomia ajuda a tornar a experiência dentro da clínica mais ágil.

Menos tarefas repetitivas para a equipe

A recepção continua sendo extremamente importante, principalmente para casos que exigem orientação.

A diferença é que o time deixa de gastar parte do tempo digitando novamente informações ou executando tarefas que podem ser automatizadas.

Com isso, a equipe pode dedicar mais atenção ao atendimento de pacientes que realmente precisam de ajuda.

Pagamento integrado ao atendimento

Outro benefício é permitir que determinados serviços sejam pagos diretamente no Totem.

O paciente pode selecionar a forma de pagamento e concluir a operação utilizando, por exemplo:

• PIX
• Cartão de crédito
• Cartão de débito

Quando integrado ao sistema financeiro, o pagamento também pode atualizar automaticamente a situação do atendimento.

Dessa forma, o paciente não precisa passar por diferentes etapas ou filas apenas para concluir o pagamento.

Totem integrado ao sistema da clínica

Um dos pontos mais importantes na escolha de uma solução de autoatendimento é a capacidade de integração.

O Totem não deve funcionar como uma ferramenta isolada.

O ideal é que ele se comunique com o ERP, agenda ou sistema utilizado pela clínica.

Um exemplo de integração seria:

Paciente informa o CPF → sistema localiza o agendamento → Totem exibe o atendimento → paciente realiza check-in ou pagamento → informação retorna ao sistema da clínica.

Com APIs disponíveis, também é possível desenvolver fluxos personalizados de acordo com a operação de cada instituição.

Isso permite que a clínica mantenha o sistema que já utiliza e adicione uma camada de autoatendimento integrada à operação.

Totem para clínicas com pagamento e emissão fiscal

Em clínicas que realizam atendimentos particulares, exames ou procedimentos pagos, o Totem pode assumir uma função ainda mais completa.

Além do check-in, o paciente pode realizar o pagamento e receber a confirmação da operação.

Dependendo da estrutura implementada, também é possível integrar a emissão de documentos fiscais, evitando processos manuais posteriores.

Um fluxo pode funcionar da seguinte forma:

• Paciente identifica o atendimento
• Sistema apresenta o valor
• Paciente escolhe a forma de pagamento
• Pagamento é aprovado
• Sistema atualiza o atendimento
• Documento fiscal pode ser emitido
• Comprovante é disponibilizado ao paciente

O autoatendimento substitui a recepção?

Não necessariamente.

Na prática, uma estratégia eficiente é disponibilizar diferentes possibilidades de atendimento.

Pacientes que precisam de ajuda continuam sendo atendidos pela equipe.

Já aqueles que desejam apenas confirmar sua chegada, realizar um pagamento ou retirar uma senha podem utilizar o autoatendimento.

O resultado é uma recepção com melhor distribuição de demanda.

O Totem funciona como um canal complementar ao atendimento tradicional.

Quais processos podem ser automatizados em uma clínica?

A quantidade de processos automatizados depende do sistema utilizado pela clínica e das integrações disponíveis.

Entre os fluxos que podem ser desenvolvidos estão:

• Agendamento de consultas
• Check-in de pacientes
• Confirmação de consultas
• Agendamento de retornos
• Pagamentos
• Emissão de senhas
• Consulta de atendimentos
• Impressão de comprovantes
• Emissão de Nota Fiscal de Serviço
• Integração com ERP ou sistema médico

A clínica pode começar com poucos fluxos e ampliar o projeto conforme a necessidade.

Como escolher um Totem para clínica médica?

Antes de contratar uma solução, alguns pontos devem ser avaliados:

• Possibilidade de integração com o sistema atual
• Qualidade do equipamento
• Tamanho da tela
• Facilidade de utilização
• Formas de pagamento disponíveis
• Emissão de senha ou comprovante
• Integração fiscal
• Facilidade de personalização
• Suporte técnico
• Instalação
• Manutenção do equipamento
• Possibilidade de criar novos fluxos no futuro

Em operações de saúde, também é importante pensar na estabilidade do equipamento, já que ele pode permanecer em funcionamento durante longos períodos.

Hardware também é importante no Totem para clínicas

Ao avaliar uma solução de autoatendimento, muitas empresas analisam apenas o software.

Porém, o equipamento utilizado também influencia diretamente a experiência do paciente.

Um Totem instalado em uma clínica precisa ter componentes adequados para utilização frequente.

Dependendo do projeto, o equipamento pode possuir:

• Tela touchscreen
• Impressora térmica
• Leitor de QR Code
• Leitor de código de barras
• Pinpad para pagamentos
• Webcam
• Estrutura preparada para operação contínua

Também é importante avaliar como funcionam a instalação, garantia e manutenção do equipamento.

Totem para clínicas com check-in

O Totem de check-in para clínicas é uma das aplicações mais comuns do autoatendimento.

O paciente chega à unidade, informa seus dados e o sistema identifica os atendimentos disponíveis.

Depois disso, ele confirma sua presença.

A informação pode ser enviada automaticamente ao sistema utilizado pela clínica.

Esse fluxo ajuda a reduzir uma das tarefas mais recorrentes da recepção: registrar manualmente a chegada dos pacientes.

Totem para clínicas com agendamento

Além do check-in, o autoatendimento também pode ser utilizado para agendamento.

O paciente pode selecionar:

• Especialidade
• Serviço
• Profissional
• Data
• Horário

Depois disso, o atendimento é confirmado no sistema.

Dependendo da integração, também é possível realizar o pagamento durante o próprio processo de agendamento.

Totem para clínicas com retorno

Outra possibilidade é permitir que o paciente agende seu retorno antes mesmo de sair da clínica.

Após finalizar o atendimento, ele pode utilizar o Totem para visualizar horários disponíveis e selecionar uma nova data.

Isso ajuda a reduzir a necessidade de voltar à recepção exclusivamente para marcar um retorno.

Integração com o sistema que a clínica já utiliza

Uma dúvida comum é se a clínica precisa substituir seu sistema atual para implantar um Totem.

Em muitos projetos, isso não é necessário.

Quando o sistema utilizado possui uma API de integração, é possível conectar o Totem à plataforma existente.

Um fluxo pode funcionar assim:

Paciente → Totem → API → Sistema da clínica → Retorno das informações → Ação realizada pelo paciente → Atualização no sistema.

Dessa forma, o Totem funciona como uma nova interface para o paciente, enquanto o sistema da clínica continua sendo utilizado normalmente pela equipe.

Tooki: Totem de autoatendimento para clínicas médicas

A Tooki desenvolve soluções de autoatendimento para clínicas, centros médicos e operações de saúde.

Os projetos podem contemplar diferentes fluxos, como:

• Agendamento
• Check-in
• Pagamento
• Retorno
• Senhas
• Impressão de comprovantes
• Emissão fiscal
• Integração com sistemas e ERPs

A proposta é criar um fluxo de autoatendimento conectado à operação da clínica.

A Tooki também trabalha com equipamentos preparados para operação contínua, além de instalação, suporte e manutenção.

Como implantar um Totem de autoatendimento na clínica?

O primeiro passo é identificar quais atividades da recepção podem ser automatizadas.

Por exemplo:

• O paciente precisa apenas confirmar sua chegada?
• Existem pagamentos realizados na recepção?
• A clínica possui filas para retirada de senha?
• Pacientes precisam agendar retornos?
• O sistema atual possui API?

Depois de mapear essas necessidades, é possível definir o fluxo do autoatendimento.

Nem sempre é necessário automatizar tudo de uma vez.

Em muitos casos, começar com check-in e pagamento já permite reduzir uma parte importante das tarefas executadas diariamente pela recepção.

Totem para clínicas pode ajudar a modernizar a experiência do paciente

A transformação digital dentro das clínicas não acontece apenas no prontuário ou no agendamento online.

A experiência dentro da unidade também pode ser modernizada.

O autoatendimento permite criar uma jornada mais rápida para tarefas simples, enquanto mantém o atendimento humano disponível para situações que realmente precisam dele.

Para clínicas que estão avaliando esse tipo de tecnologia, o ponto mais importante é buscar uma solução que combine equipamento, software, pagamentos e integração.

Conheça mais sobre as soluções da Tooki para clínicas e hospitais.